Al een tijdje, namelijk sinds 1 juli 2012 is het verplicht een betalingsherinnering aan consumenten (dus een persoon, die niet voor zijn bedrijf of beroep iets heeft gekocht) een betalingsherinnering te sturen die aan bepaalde wettelijke eisen voldoet, wanneer een factuur niet betaald wordt voordat een incassoprocedure kan worden opgestart.

Toch zien we na meer dan 10 jaar dat dit niet altijd goed gaat. Natuurlijk willen wij met alle plezier een wettelijk geldige betalingsherinnering sturen.

De regels van de betalingsherinnering zijn (onder andere) bepaald in artikel 6:96 Bw. Daarin staat de belangrijkste:

“De vergoeding volgens de nadere regels kan indien de schuldenaar een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, eerst verschuldigd worden nadat de schuldenaar na het intreden van het verzuim, bedoeld in artikel 81, onder vermelding van de gevolgen van het uitblijven van betaling, waaronder de vergoeding die in overeenstemming met de nadere regels wordt gevorderd, vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning”

Oftewel in (zoveel mogelijk) begrijpelijk Nederlands voor de niet juristen:
Voordat een incassoprocedure kan worden gestart moet aan een consument, een betalingsherinnering/aanmaning worden gestuurd, waarin wordt aangemaand, alsnog binnen 14 dagen, die start vanaf de dag nadat de aanmaning is ontvangen, te betalen. Ook moet in die aanmaning de gevolgen staan wanneer er niet binnen die termijn wordt betaald, namelijk dat die incassokosten verschuldigd is en de hoogte van die incassokosten.

De termijn luistert ook erg precies. Een aanmaning om binnen 14 dagen te betalen is dus fout, omdat de termijn pas ingaat op de dag nadat de aanmaning is ontvangen. Wordt de aanmaning per post gestuurd, tel hier dan maar rustig een paar dagen bij op. Maar zelfs als de aanmaning per email wordt gestuurd en dus direct is ontvangen, is de termijn van 14 dagen fout, omdat de 14-dagen termijn pas mag ingaan op de dag nadat de email is ontvangen (dus de consument heeft feitelijk 15 dagen na ontvangst de tijd)

Ook moet in de brief de exacte hoogte van de incassokosten worden genoemd. Verwijzen naar de wet, een percentage of helemaal de hoogte niet benoemen is dus fout.

Met onderstaande rekentool kunt u eenvoudig berekenen wat de hoogte van de incassokosten zijn en welke zin in de herinnering genoemd moet worden. We raden dan ook met klem af die zin aan te passen.

Vul de hoofdsom (dus het totaal openstaande factuurbedrag, inclusief BTW) in en klik op “Bereken incassokosten”. Vervolgens verschijnt een groen venster met de incassokosten en de voorbeeldzin.